Analisi dei cataloghi cartacei per un progetto di retroconversione : il problema delle serie inventariali



di Nicoletta Ronsisvalle ( in linea da febbraio 2001)

Abstract

L’Università degli Studi di Catania e quella degli Studi di Lecce sono state le promotrici della nascita del Progetto Coordinato Catania – Lecce; elemento principale sono le Iniziative con gli interventi per il raggiungimento di uno specifico obiettivo. L’Iniziativa 12 è realizzata nell’ambito del Sistema Bibliotecario d’Ateneo dal Centro Biblioteche e Documentazione e mira a rivalutare il patrimonio bibliografico dell’Università; come suo primo intervento ha considerato la costituzione di un catalogo unico del patrimonio librario dell’Ateneo di Catania al fine di permettere un’unificazione bibliotecaria. Dai primi lavori di analisi si è rilevata l’estrema frammentazione e dispersione del patrimonio documentario in tante unità amministrative. Necessario è stato realizzare una strategia organizzativa del sistema bibliotecario che tendesse a ridurre le strutture bibliotecarie sparse sul territorio e ad accorpare più biblioteche in biblioteche di area.

Considerato che si cerca l’uniformità nelle regole di catalogazione (AACR Anglo American Cataloguing Rules), negli standard internazionali di descrizione bibliografica da adottare (ISBD International Standard Bibliographic Description), nel formato di comunicazione per il trattamento elettronico e la diffusione di dati bibliografici (MARC Machine Readable Cataloguing) e che l’Università di Catania adotterà per lo scambio dei dati bibliografici il formato USMARC, ci si è preoccupati di procedere ad un analisi dei registri inventariali per evitare di trascinare inesattezze dal lavoro inventariale degli anni precedenti.

Dopo un lavoro di ricostruzione storica nelle biblioteche del progetto si è osservata l’unicità delle serie inventariali. La realizzazione del progetto di retroconversione costituisce un’esperienza unica in termini di impegno di risorse finanziarie (prezzo medio per record considerevole), umane (unità lavorative impiegate esterne e interne all’Università) e organizzativo-gestionali (tempi di realizzazione della macchina burocratica d’Ateneo) essendo uno dei primi progetti nell’ambito delle Università italiane.


Progetto Coordinato Catania – Lecce

L’Università degli Studi di Catania e l’Università degli Studi di Lecce sono state le promotrici della nascita del Progetto Coordinato Catania–Lecce ed hanno provveduto alla redazione della Proposta di Programma Operativo, costituito da un documento principale che contiene la descrizione generale del Programma e dai Progetti Dettagliati delle singole Iniziative.

Il passaggio definitivo al Programma Operativo ha richiesto di definire le attività, i risultati, i tempi e le risorse di realizzazione del Piano del Programma considerando le necessità di gestione dello stesso (project management).

Elemento principale del Piano sono le Iniziative che raggruppano tutti gli interventi per il raggiungimento di uno specifico obiettivo; ogni singola Iniziativa è strutturata in gruppi di attività, obiettivi, risultati e risorse che vengono racchiusi nel termine Workpackage (pacco di lavoro).

Il Piano, articolato in 25 Iniziative di cui 15 riguardanti l’Università di Catania e 10 l’Università di Lecce, mira in generale al potenziamento dei servizi alla didattica e alla ricerca ed in particolare alla piena fruizione del patrimonio storico–artistico e culturale delle due Università e all’utilizzo delle moderne tecnologie nel settore dell’informatica.

Il Progetto Coordinato Catania – Lecce si porterà a compimento nel dicembre del 2001.
 

Iniziativa IN012: Servizio per l’acquisizione e l’elaborazione elettronica dell’informazione

Il soggetto responsabile dell’Iniziativa 12 è l’Università di Catania; l’Iniziativa è realizzata nell’ambito del Sistema Bibliotecario d’Ateneo dal Centro Biblioteche e Documentazione (C.B.D.) quale organismo principale che provvede a coordinare l’attività e lo sviluppo del Sistema. L’obiettivo dell’Iniziativa è riqualificare e rivalutare per un migliore utilizzo il patrimonio storico, scientifico e culturale dell’Università mediante l’utilizzo di sistemi tecnologici ed informatici innovativi, a supporto delle attività didattiche e di ricerca.

L’Iniziativa si articola in due interventi:

  1. Costituzione del Catalogo Unico dell’Ateneo per permettere l’integrazione e la razionalizzazione delle differenti tipologie di biblioteche universitarie;
  2. Costruzione di un Sistema coordinato di risorse bibliografiche e documentarie on-line e su CD-Rom per ampliare lo spazio informativo della ricerca bibliografica agli utenti, costituito da banche dati esterne in linea e su CD-Rom e dai cataloghi testuali e di immagini delle raccolte dei musei e degli archivi dell’Università di Catania integrate con quelle dell’Università di Lecce.


Catalogo Unico dell’Ateneo

L’Università degli Studi di Catania è di antica istituzione, ha 11 facoltà articolate in corsi di laurea, corsi di diplomi universitari, scuole di specializzazione, scuole dirette a fini speciali e corsi di perfezionamento. Il patrimonio librario e documentario costituito prevalentemente da monografie, periodici, materiale librario raro e di pregio è di considerevole consistenza e nell’ultimo decennio è stato oggetto di analisi e di valutazioni. Dai primi lavori di rilevazione e misurazione compiuti nell’anno 1992, continuati con una tesi di laurea nel 1995[1] e da rapporti/studio successivi si è rilevata l’estrema frammentazione del patrimonio documentario in tante unità amministrative e la sua dispersione all’interno dello stesso edificio tra più biblioteche rendendo così difficile sia la fruibilità da parte dell’utenza sia l’uniformità dei criteri biblioteconomici che la distribuzione del personale, a scapito naturalmente dell’attività di studio e di ricerca.

Premesso ciò, l’Iniziativa 12 ha considerato come suo primo intervento la costituzione di un catalogo unico del patrimonio librario dell’Ateneo di Catania al fine di soddisfare i bisogni informativi dell’utenza universitaria, consentire un accesso uniforme all’informazione sul patrimonio documentario posseduto da tutte le strutture bibliotecarie universitarie e quindi permettere un’unificazione bibliotecaria funzionale e ottimale dal punto di vista dell’efficacia e dell’efficienza delle strutture. Nell’ambito della riorganizzazione del Sistema Bibliotecario dell’Università si è predisposto un questionario di rilevamento e sulla base dei dati raccolti si sono costruiti indicatori di performance; i risultati dell’attività di misurazione e valutazione hanno permesso di classificare le biblioteche secondo la loro tipologia in biblioteche di Facoltà, di Dipartimento e di Istituto. Si è notato che più della metà del patrimonio complessivo era presso le 5 biblioteche delle Facoltà umanistiche, una buona parte presso le biblioteche di Dipartimento e il restante patrimonio disperso nelle sedi dei numerosi istituti; inoltre non erano state considerate alcune strutture bibliotecarie perché troppo piccole, con scarsa consistenza libraria, non sempre accessibili agli utenti e ad uso prevalentemente interno.

Necessario è stato realizzare una strategia organizzativa e di sviluppo del sistema bibliotecario che avesse i seguenti obiettivi :


a) Recupero Retrospettivo

L’automazione nelle biblioteche dell’Università è avvenuta alla fine degli anni ottanta con l’introduzione del software Unibiblio dapprima in qualche biblioteca di Facoltà e poi negli anni successivi presso altre strutture.

Dopo un rilevamento aggiornato dello stato di informatizzazione dei cataloghi delle biblioteche più consistenti si è osservata la presenza, in quasi tutte le strutture esaminate, del catalogo informatizzato con il relativo numero di descrizioni bibliografiche relative alle monografie; si è notato che nella maggior parte dei casi si è proceduto esclusivamente al lavoro d’inserimento nel catalogo elettronico delle nuove acquisizioni. Il sistema automatizzato delle biblioteche ha rispecchiato la non cooperazione tra le stesse e il senso di isolamento per il quale ognuna ha deciso in modo autonomo se utilizzare o meno i cataloghi informatizzati; pertanto il catalogo unico costruito dall’allora C.I.B.D. (Centro Interfacoltà Biblioteche e Documentazione) era una collezione disomogenea dei cataloghi parziali ed il risultato della dispersione delle biblioteche e della mancanza di una rete telematica di Ateneo.

Considerato l’elevato numero di volumi da catalogare in automatico relativo al patrimonio librario delle biblioteche più consistenti si è avvertita la necessità di predisporre un piano di intervento per individuare un progetto di recupero retrospettivo dei cataloghi a schede per autore. Con l’aiuto della consulente dell’Iniziativa si è deciso di procedere ad un test a campione per valutare la percentuale di schede catalografiche (raccolte dai singoli cataloghi cartacei) recuperate mediante il servizio di retroconversione disponibile, il servizio Retrocon Batch Service del Consorzio OCLC.

In considerazione dell’esito positivo del test si è deciso di importare i dati dalla banca dati OCLC che si occupa della catalogazione derivata (tecnica di cattura e di trasferimento di registrazioni elettroniche da basi dati in linea e su disco ottico) per permettere la formazione di un catalogo comune consultabile in linea. Le biblioteche interessate al progetto sono le seguenti:
 

Biblioteche di Facoltà
 
Facoltà di Economia Facoltà di Lettere Facoltà Scienze della Formazione
Facoltà di Giurisprudenza Seminario Giurudico Dipartimento di Studi Archeologici, Filologici e Storici (ex Ist. Archeologia)  Dipartimento di Scienze Umane (ex Ist. di Storia dell’Arte) 

b) Individuazione Serie Inventariali

Fase essenziale nella realizzazione del progetto per il nuovo Catalogo unico e per i cataloghi locali delle biblioteche dell’Ateneo tramite sistemi di automazione che permettano la gestione delle singole biblioteche e la unificazione virtuale del sistema delle biblioteche dell’Ateneo è il lavoro della individuazione delle serie inventariali. Nei primi lavori di analisi sulle biblioteche universitarie catanesi ci si è trovati in difficoltà perché non avendo a disposizione dati per la conoscenza del funzionamento delle biblioteche e mancando sia di rilevamenti interni alle singole strutture, sia di uno strumento per la raccolta sistematica di informazioni utili l’analisi si è basata sul confronto tra i dati dei registri inventariali depositati presso l’Ufficio Economato dell’Università (purtroppo talvolta mancanti perché non consegnati, o incompleti in quanto non apportavano le variazioni conseguenti a scissioni di istituti o a cambi di denominazione degli stessi) e i dati forniti dal personale bibliotecario.

Le biblioteche dell’Università di Catania dalla loro data di costituzione ed in molti casi a posteriori hanno registrato l’ingresso dei documenti entrati nella struttura come acquisti, doni o cambi sul registro inventariale (all’inizio l’attuale registro corrispondeva al libro di carico generale) e hanno organizzato le informazioni bibliografiche in schede catalografiche dalla tipologia differente per struttura, regole usate nell’intestazione e nel corpo della descrizione a causa del sovrapporsi nel tempo di mani diverse, più o meno esperte e di norme seguite e successivamente scomparse.

Considerato che già da tempo si cerca l’uniformità nelle regole di catalogazione (AACR Anglo American Cataloguing Rules), negli standard internazionali di descrizione bibliografica da adottare (ISBD International Standard Bibliographic Description), nel formato di comunicazione per il trattamento elettronico e la diffusione di dati bibliografici (MARC Machine Readable Cataloguing) e che l’Università di Catania orientata a rispettare queste caratteristiche adotterà quale struttura nazionale e internazionale per lo scambio dei dati bibliografici il formato USMARC, ci si è preoccupati di procedere ad un analisi particolareggiata dei registri inventariali delle biblioteche aderenti al progetto di recupero retrospettivo per evitare di trascinare inesattezze ed incongruenze dal lavoro inventariale svolto negli anni precedenti.

Il codice inventariale del campo MARC del record bibliografico è l’852; dopo la scelta dei due indicatori e del sottocampo $ p, il record inventariale relativo ai beni librari acquisiti dall’Università di Catania è stato strutturato secondo il seguente gruppo omogeneo di dati :

Lettere identificative dell’Università: 3 spazi.
Lettere della biblioteca: codici identificativi delle strutture già assegnati nel 1992 dal Prof. N. Palazzolo e 3 numeri che vanno da 001 a 0999.
Serie inventariale: 2 lettere, maiuscole o minuscole.
Numeri inventariali: 6 numeri.

Per ogni scheda digitalizzata OCLC assegnerà la stringa di codice precedentemente fornitagli dai responsabili e quindi informazioni date errate in origine ritorneranno errate alla fonte; per lo stesso motivo deve essere garantita una buona percentuale di precisione nella codifica e nella digitazione dei dati.

Nei locali della biblioteca della Facoltà di Lettere e Filosofia si è iniziato il lavoro della individuazione delle serie inventariali. Esaminando attentamente il secondo giornale inventariale (anno 1944) della biblioteca si è notata una situazione a prima vista confusionale e complicata e che poteva nascondere parallelismi e sovrapposizioni con gli inventari di altre biblioteche (Istituto di Archeologia e Istituto di Storia dell’Arte) e doppi numeri inventariali per un medesimo documento fisico. Questo registro contiene tre tipi di numerazione inventariale e dalle osservazioni compiute si è dedotta l’ipotesi che dall’anno 1937 all’anno 1950 circa nella Facoltà di Lettere e Filosofia esisteva un solo inventario che comprendeva tutte le acquisizioni riguardanti le cattedre della Facoltà comprese quelle dell’Istituto di Archeologia e dell’Istituto di Storia dell’Arte medievale e moderna comportando l’esistenza di doppi numeri inventariali per uno stesso documento nei registri esaminati. Prendendo casualmente dai registri i numeri inventariali d’appartenenza della biblioteca di Lettere, si è andati al catalogo cartaceo per autore a confrontare i dati inventariali delle schede e a prendere le collocazioni fisiche dei documenti da cercare successivamente nel deposito librario; confrontando i timbri con la dicitura Biblioteca Facoltà Lettere e Filosofia ed i rispettivi numeri apposti nella penultima pagina dei libri si è riscontrata l’unicità della serie inventariale e la corrispondenza dei numeri registrati sul giornale inventariale.

Con lo stesso spirito di analisi e ricostruzione storica con cui è si è proceduto nella biblioteca di Lettere si è proceduto anche nelle biblioteche delle Facoltà ed Istituti aderenti al progetto e si è osservata (eccetto Lettere se si considera che i tre dipartimenti afferenti alla biblioteca centrale hanno tre registri e dunque tre serie inventariali del tutto indipendenti) l’unicità delle serie inventariali.

I problemi posti dalle serie inventariali nel passaggio dal lavoro cartaceo al lavoro informatizzato possono essere così riassunti:

- eventuali incoerenze presenti nei registri inventariali cartacei da cui si parte potranno essere presenti anche sul catalogo informatizzato nello specifico campo MARC e sarà dunque necessario a priori fare un’azione di individuazione e di pulitura degli inventari;
- necessità di eliminare le sovrapposizioni numeriche con inventari di altre biblioteche soprattutto con quelle della stessa area di appartenenza tematica e i doppi numeri inventariali per un medesimo documento fisico e controllo dei doppi timbri di possesso con i doppi numeri inventariali;
- verificare la corrispondenza tra i numeri dei registri inventariali e i dati inventariali delle schede al catalogo cartaceo per autore e successivamente fare la verifica sul documento fisicamente presente;
- riscontrare i depennamenti di titoli e di autori sul registro, le note scritte a matita o a penna riguardanti il possesso di acquisto del libro, la sua destinazione e le estrapolazioni avvenute nel tempo in concomitanza con cambi di gestione amministrativa e nuove situazioni di autonomia;
- verificare l’esistenza o la mancanza fisica dei libri, dove ce ne fosse bisogno, individuando la loro proprietà e quindi l’appartenenza e correttezza dei numeri inventariali;
- osservare che la data di costituzione della biblioteca non sempre corrisponde con l’ingresso del primo libro acquisito e registrato e che la situazione inventariale può essere stata ricostruita successivamente soprattutto nei casi di separazione inventariale di due strutture;
- stare attenti alla natura dell’inventario cioè se oltre ai beni prettamente librari contiene altro tipo di bene e accertarsi che le due tipologie siano state scorporate o meno;
- possibilità che il numero d’inventario finale non corrisponda al reale numero dei volumi esistenti in biblioteca perché nei primi anni le opere in più volumi erano inventariate con un solo numero di base e con l’aggiunta di barre e numeri distintivi;
- mancanza dei numeri nel registro inventariale.

Si ritiene che lo schema inventariale del campo MARC adottato dalle biblioteche aderenti al progetto potrà risolvere i problemi posti dalle serie inventariali.
 

Conclusione

La nascita, lo sviluppo e l’attuale realizzazione del progetto di retroconversione di cui abbiamo parlato costituisce un’esperienza unica e rischiosa in termini di impegno di risorse finanziarie (prezzo medio per record considerevole), umane (unità lavorative impiegate esterne e interne all’Università) e organizzativo-gestionali (tempi di realizzazione della macchina burocratica d’Ateneo) essendo uno dei primi progetti nell’ambito delle Università italiane e con un considerevole patrimonio storico-culturale.

Questo progetto ha anche riscosso l’attenzione sulla necessità di chiarire la reale situazione patrimoniale delle biblioteche acquisendo cognizione delle diverse serie inventariali esistenti e delle loro relazioni.

Pertanto per il Sistema bibliotecario dell’Università di Catania un catalogo completamente informatizzato vuol dire:

- maggiore oculatezza e spirito critico nella selezione e scelta del software da parte delle figure professionali e decisionali competenti;
- diffusione di una nuova mentalità di lavoro tra i colleghi bibliotecari basata sulla collaborazione, cooperazione, competenze specifiche, approfondimenti costanti su determinati argomenti necessari a garantire la qualità del lavoro, dei servizi di biblioteca e della sperimentazione del software OPAC;
- possibilità di migliorare i servizi nel lavoro interno alla struttura e nel servizio erogato all’utenza aumentando le procedure disponibili nel software e le potenzialità di recupero delle informazioni considerata la loro strutturazione in campi e sottocampi definiti;
- possibilità di costruire figure altamente specializzate in ruoli specifici dando vita a progetti di aggiornamenti al personale bibliotecario sul nuovo modo di affrontare il lavoro di catalogazione e formazione di figure esperte in nuovi ambiti conoscitivi;
- uso non del solo modulo software di catalogazione e ricerca, come è avvenuto col vecchio sistema informatico fino a tempi recenti, ma informatizzazione di tutte le procedure software per il migliore trattamento del patrimonio documentario;
- classificazione delle biblioteche in base al grado di soddisfazione all’utenza; efficacia del servizio, accessibilità alle informazioni e ai documenti saranno requisiti prioritari alla valutazione ed al rendimento della struttura bibliotecaria (efficienza / efficacia);
- buona possibilità per potere sperare di realizzare una biblioteca digitale, cioè una biblioteca che mette a disposizione i documenti in formato digitale.
 


NOTE

[1] RONSISVALLE Nicoletta. Analisi del Sistema Bibliotecario dell’Università di Catania. Viterbo: Università degli Studi della Tuscia, 1995/96, (Tesi di laurea, Università degli Studi della Tuscia)